В первую очередь нужно определиться с местом проведения. Важно, что бы приглашенным было удобно добираться, и дорога к месту назначения не занимала очень много времени. Иначе гости, еще и не начав слушать вашу информацию, уже будут в плохом расположении духа. Если есть возможность провести презентацию так сказать на "своей территории", например, в своем офисе или конференцзале, то это может существенно облегчить подготовку выступления. Обстановка – это тоже важный элемент воздействия на аудиторию. Ведь какие либо технические неполадки или заранее непродуманные вопросы могут негативно сказаться на восприятии вашей информации.
После того, как вы определились с количеством гостей, нужно правильно выбрать помещение, т.к. свободные сидения производят неблагоприятное ощущение на собравшихся, а вот если понадобятся дополнительные места, то это создаст чувство значимости и пользы вашего сообщения. Приглашенных желательно встретить у входа и разместить так, что бы их ничто не отвлекало от доклада. Следует заранее побеспокоиться о климате в помещении, что бы гости могли адекватно воспринимать информацию. Если же нет возможности повлиять на температуру в аудитори, то можно хоть как-то улучшить ситуацию, корректируя это холоднымы или гарячими напитками.
Еще одним очень важным моментом в презентации является само сообщение, которое нужно донести до слушателей. Подготовка к нему должна быть достаточно старательной, необходимо изучить все доступные материалы по данной теме. Ваше сообщение не должно быть длинным, утомительным. Сначала нужно представиться гостям. Потом небольшое вступление, которое изложит цель проведения презентации, объяснить, о чем пойдет речь. Целесообразно проанализировать аудиторию перед выступлением, учитывая возраст и потребности слушателей, взвесив актуальность вашего сообщения, фактически, презентация – это представление чего-либо нового. Сможет ли это самое "новое" заинтересовать данную группу людей, зависит от вас. Желательно выделить выгоду из вашей информации для собравшихся. Так же важно вызвать чувство доверия к себе, этого можно достичь, если к основному предмету обсуждения добавить непринужденное общение.
Во время выступления с сообщением полезно использовать наглядный материал, фото, аудио или видео записи, графики, таблицы, все то, что поможет легче запомнить вашу информацию. Только не нужно утомлять гостей сложными для запоминания цифрами. Опять же, следует вести себя уверенно, заранее продумать ответы на предполагаемые вопросы. Выступая с докладом, необходимо говорить достаточно громко, четко и не спеша, но ни в коем случае не монотонно. Во всяком случае скучная презентация - это не состоявшийся презентация. Если приглашаются журналисты, то немаловажно создать живой интерес к вашему сообщению не только у публики, но и у представителей прессы, что бы им о ней захотелось написать. Чем больше освещена ваша презентация в положительном ракурсе, тем высших результатов вы добьетесь. Ведь судьба проэкта в значительной мере зависит и от успешно проведенной презентации.
